Posted by Fitness Consulting on 2019-03-05 08:23:37

Prima dell’avvento del digitale, le operazioni gestionali delle palestre o dei centri fitness rappresentavano un lavoro lungo e faticoso, da fare manualmente. Tutte le documentazioni erano cartacee: per controllare i pagamenti, gli abbonamenti in scadenza e le varie attività essenziali per la gestione degli iscritti, era necessario immergersi tra fascicoli e faldoni. Ciò rendeva molto più lento il lavoro di gestione della palestra e molto spesso si incorreva in errori di diverso tipo, che potevano talvolta provocare problematiche interne.

Oggi, invece, esistono moltissimi software gestionali che permettono di rendere più semplice e fluido l’intero processo. In questo articolo, Fitness Consulting, con esperienza pluriennale nel marketing per i centri fitness, ti guiderà nella scelta del software di gestione migliore per la tua palestra.

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Quali sono le funzionalità di un software di gestione palestre?

Un software gestionale per palestre può avere molteplici funzionalità, che possono variare a seconda della tipologia e delle proprie esigenze. Senza dubbio, però, per ogni palestra è fondamentale adottarne uno per una gestione ottimale ed efficiente.

Tanto per cominciare, questi software catalogano e gestiscono gli iscritti e i loro dati anagrafici, permettendo di registrare, conservare e recuperare facilmente tutte le informazioni necessarie. È possibile l’inserimento di certificati medici, recapiti e dati di vario tipo raccolti al momento dell’iscrizione del cliente.

Funzione di grande importanza è poi la possibilità di mantenere il controllo accessi di ogni iscritto, indispensabile per garantire la regolarità dei pagamenti e monitorare l’attività dei clienti all’interno della struttura.

I software di gestione palestre consentono anche di pianificare e tenere traccia degli appuntamenti importanti per la palestra e dei vari corsi offerti al suo interno, in modo da ottimizzare le risorse e le tempistiche ed evitare spiacevoli inconvenienti. In questo senso, attraverso un gestionale di questo tipo si può realizzare un piano di marketing per la palestra specifico, completo e strategico, volto alla crescita dell'attività.

Alcuni software gestionali, inoltre, permettono anche l’invio di newsletter ed e-mail promozionali, utili per far sentire i propri iscritti maggiormente coinvolti e per accrescere la visibilità della propria palestra.

Che caratteristiche deve avere?

È bene specificare che ogni software gestionale ha le proprie peculiarità ed è importante stare attenti alle proprie esigenze per poter scegliere quello più adatto a soddisfarle. Quali caratteristiche, dunque, sono fondamentali da tenere in considerazione?

Il software gestionale deve consentire un’analisi e un monitoraggio continuo e semplice dell’attività della palestra e degli iscritti. Innanzitutto, è fondamentale che il software permetta una gestione ottimale del cliente, che non solo faciliti il lavoro di gestione ma che assicuri un’esperienza piacevole e fruttuosa per gli utenti.

Per stabilire le proprie azioni e strategie commerciali ci si deve basare sull’analisi per flussi: il gestionale dovrà registrare e monitorare la quantità e il tipo di abbonamenti in attivo, i rinnovi eseguiti, i clienti in scadenza. Grazie ad un software che funga efficacemente da CRM (Customer Relationship Management) sarà possibile tenere traccia di ogni step per la costruzione di una relazione duratura con il cliente. Per esempio, il gestionale può notificare quali sono gli iscritti con un abbonamento vicino al termine, in modo tale che gli operatori possano contattarli tramite una telefonata di cortesia e condurli al rinnovo, studiando delle azioni strategiche ad hoc per ogni tipologia di cliente.

Un buon gestionale, inoltre, deve essere utilizzabile su più interfacce (desktop, tablet, smartphone, ecc.) e risultare dinamico, ossia fruibile anche da web. Questa caratteristica è essenziale per poter mantenere il controllo sulle operazioni di gestione in ogni momento, con rapidità e semplicità, nonché per permettere all’intero team di compiere le giuste modifiche da qualsiasi dispositivo.

È importante affidarsi ad aziende produttrici di software che siano sinonimo di eccellenza. In questa scelta bisogna valutare due aspetti principali: formazione e assistenza. L’azienda produttrice deve, infatti, assicurare una formazione specifica e personalizzata affinché siano chiare tutte le funzioni del gestionale e si abbia la possibilità di risolvere nell’immediato eventuali dubbi o problemi. Una formazione approssimativa, per esempio con tutorial predefiniti da visualizzare sul web, non è sufficiente e non può dare una panoramica completa e lineare sull’utilizzo del software. In secondo luogo, bisogna valutare la qualità del servizio di assistenza offerta dall’azienda: questa è un fattore chiave, poiché essere supportati da una buona assistenza significa anche avere la sicurezza di un supporto efficace in caso di malfunzionamenti o problematiche di varia natura.

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Quali sono i vantaggi?

I vantaggi che si ottengono con l’utilizzo dei software di gestione palestre sono numerosi e riguardano sia il rapporto con cliente che l’efficacia delle strategie di marketing applicate.

Come abbiamo detto, usare un gestionale permette di mantenere il pieno controllo sulla propria utenza: ciò si traduce nella possibilità di analizzarne meglio le caratteristiche e le necessità. Possono così essere elaborate statistiche sui comportamenti degli iscritti (corsi frequentati, assiduità, gradimento, regolarità con i pagamenti) e conseguenti piani di intervento per ottenere la fidelizzazione del cliente. Permettendo di analizzare e monitorare tutte le attività della palestra e i dati degli iscritti, i gestionali fanno sì che tutto possa essere svolto con la massima efficienza e che si riesca a conoscere a fondo ogni cliente, in modo da riuscire a soddisfare ogni sua esigenza.

Inoltre, questi software permettono anche di monitorare interamente l’andamento dell’attività stessa: in questo modo, gestire la palestra risulta più facile, individuando punti di forza e criticità, così da poter studiare strategie che permettano una crescita costante e un aumento progressivo del fatturato.

Dotarsi del software giusto è estremamente importante perché il suo utilizzo – se corretto e completo – permette una pianificazione aziendale che si traduce in strategie di marketing vincenti.

In conclusione…

In questo articolo abbiamo analizzato l’importanza, per ogni palestra, di dotarsi di un software di gestione palestre. Questi software rendono molto più leggero e semplice il processo di gestione, cosicché ogni palestra possa concentrarsi meno sulle operazioni di routine e più sulla soddisfazione dei propri clienti. Un buon software deve consentire un’analisi e un monitoraggio continuo e possibile da qualsiasi interfaccia, deve eseguire un’analisi per flussi che consenta di avere sotto controllo tutte le operazioni finanziarie e deve permettere l’elaborazione di qualsiasi dato rilevante per la pianificazione di interventi e strategie di marketing.

Desideri approfondire l’argomento e non sbagliare nella scelta del software di gestione palestre più adatto a te? Il team di Fitness Consulting offre consulenza, formazione e marketing e ti fornisce tutto il supporto di cui hai bisogno per gestire al meglio la tua attività. Vuoi conoscere da vicino cosa può fare Fitness Consulting per la tua palestra? Prenota il tuo incontro gratuito: saremo disponibili a rispondere ad ogni tua domanda.

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